LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN (IT) Y SUS EFECTOS EN LA COMUNICACIÓN

Los avances en la tecnología de información han incrementado radicalmente la capacidad de los administradores para comunicarse con otros, así como para tener acceso rápido a información para la toma de decisiones. Tres avances que están teniendo un impacto fundamental en la comunicación administrativa son: INTERNET, LAS INTRANETS Y EL GROUPWARE.

INTERNET (www)

Internet es un sistema global de redes de computadoras al que es fácil unirse, y es utilizado por empleados de organizaciones en todo el mundo para comunicarse dentro y fuera de sus compañías.
En Internet, la World Wide Web es el "distrito de negocios" con capacidades multimedia. Las páginas Web de las compañías son como oficinas que pueden visitar los clientes potenciales. En atractivas presentaciones gráficas de las páginas principales, los administradores pueden informar sobre los bienes y servicios que ofrecen, las razones por las que los clientes deberían comprarlos, además de dónde y cómo comprarlos.
El uso de Internet para comunicarse está en explosión. Sin embargo, algunos administradores y organizaciones no hacen negocios a través de Internet. Es irónico que, por la misma razón por la que se creó la Internet y el origen de su popularidad -permite que millones de emisores y receptores de mensajes compartan vastas cantidades de información- han afectado su uso para ciertas transacciones de negocios por falta de seguridad.

INTRANETS

Un creciente número de administradores considera que la tecnología en que se basan la World Wide Web el Internet les permite mejorar la comunicación dentro de sus propias compañías. Estos administradores están aplicando la tecnología que permite compartir, mediante redes internas llamadas Intranets. Las intranets se usan no sólo en compañías de alta tecnología, sino que todas aquellas que quieran tener una organización eficaz.
Las intranets permiten que los empleados tengan muchas clases de información al alcance de sus manos (o de sus teclados). Directorios telefónicos y personales, manuales, cifras de inventarios, especificaciones de productos, información sobre clientes, notas biográficas de los altos ejecutivos y de los miembros de los consejos de administración, cifras globales de ventas, minutas de reuniones, informes anuales, calendarios de entrega y cifras actualizadas hasta el último minuto de ingresos, costos y utilidades, son apenas unos cuantos ejemplos de la información que se puede compartir mediante las Intranets.
Se puede ingresas a las Intranets con diferentes clases de computadoras, de modo que todos los miembros de una organización puedan vincularse entre sí. Las Intranets están protegidas contra intrusos indeseables, hackers o los competidores, mediante sistemas de seguridad (firewalls) que solicitan a todos los usuarios escribir su contraseña y otra información antes de permitirles acceso.
La ventaja de las Intranets radica en su versatilidad como medios de comunicación. Aunque algunos administradores se quejan de que la Internet está demasiada congestionada y que la World Wide Web es demasiado ostentosa, los administradores informados saben que el uso de la tecnología de Internet para crear su propia red de computadoras puede ser de las mayores contribuciones de esta tecnología a la eficacia organizacional.

EL GROUPWARE Y EL SOFTWARE DE COLABORACIÓN

El Groupware es un software de computadoras que habilita a los miembros de grupos y equipos de trabajo a compartir información para mejorar su comunicación e incrementar su desempeño.
Es más probable que los administradores puedan aplicar con éxito el Groupware en sus organizaciones como medio de comunicación cuando se reúnen ciertas condiciones:

1. El trabajo se basa en grupos o equipos, y se premia a los miembros, por lo menos en parte, por el desempeño del grupo.
2. El uso del Groupware tiene todo el apoyo de la alta gerencia.
3. La cultura de la organización recalca la flexibilidad y la participación del conocimiento, y la organización no tiene una estructura rígida de autoridad.
4. El Groupware se usa con un propósito específico y se le considera una herramienta que permite a los miembros del grupo o equipo trabajar con mayor eficiencia, no una fuente personal de poder o ventajas.
5. Los empleados reciben una capacitación adecuada en el uso de las computadoras y el Groupware.

La información se visualiza frecuentemente como fuente de poder, y la gente rechaza la idea de compartir información con otros mediante el Groupware.
También facilita la comunicación eficaz, pero no constituye la comunicación en persona.

EL SOFTWARE DE COLABORACIÓN

Facilita la comunicación en los equipos de trabajo.
El software de colaboración permite a los miembros de un equipo contar con un sitio de trabajo en línea en el que pueden publicar, compartir y guardar datos, reportes, bosquejos y otros documentos; pueden asimismo llevar sus calendarios, sostener conferencias en línea del equipo y tanto enviar como recibir mensajes.
Este software también pueden conservar y actualizar reportes de avances, encuestar a los miembros del equipo sobre diferentes asuntos, enviar documentos a los administradores, y hacer saber a sus usuarios qué otros miembros del equipo están también en línea en el sitio.
Contar con un área de trabajo en un sitio integrado en línea ayuda a que la información éste fácilmente disponible según se necesite, y auxiliar a los miembros del equipo a verificar que no pasen por alto información importante.

BIBLIOGRAFÍA
GARETH R. Jones, Jennifer M. George, Administración contemporánea, Ed. Mc Graw Hill, 4a ed, México 2006, p.p. 584-587