LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN (IT) Y SUS EFECTOS EN LA COMUNICACIÓN

Los avances en la tecnología de información han incrementado radicalmente la capacidad de los administradores para comunicarse con otros, así como para tener acceso rápido a información para la toma de decisiones. Tres avances que están teniendo un impacto fundamental en la comunicación administrativa son: INTERNET, LAS INTRANETS Y EL GROUPWARE.

INTERNET (www)

Internet es un sistema global de redes de computadoras al que es fácil unirse, y es utilizado por empleados de organizaciones en todo el mundo para comunicarse dentro y fuera de sus compañías.
En Internet, la World Wide Web es el "distrito de negocios" con capacidades multimedia. Las páginas Web de las compañías son como oficinas que pueden visitar los clientes potenciales. En atractivas presentaciones gráficas de las páginas principales, los administradores pueden informar sobre los bienes y servicios que ofrecen, las razones por las que los clientes deberían comprarlos, además de dónde y cómo comprarlos.
El uso de Internet para comunicarse está en explosión. Sin embargo, algunos administradores y organizaciones no hacen negocios a través de Internet. Es irónico que, por la misma razón por la que se creó la Internet y el origen de su popularidad -permite que millones de emisores y receptores de mensajes compartan vastas cantidades de información- han afectado su uso para ciertas transacciones de negocios por falta de seguridad.

INTRANETS

Un creciente número de administradores considera que la tecnología en que se basan la World Wide Web el Internet les permite mejorar la comunicación dentro de sus propias compañías. Estos administradores están aplicando la tecnología que permite compartir, mediante redes internas llamadas Intranets. Las intranets se usan no sólo en compañías de alta tecnología, sino que todas aquellas que quieran tener una organización eficaz.
Las intranets permiten que los empleados tengan muchas clases de información al alcance de sus manos (o de sus teclados). Directorios telefónicos y personales, manuales, cifras de inventarios, especificaciones de productos, información sobre clientes, notas biográficas de los altos ejecutivos y de los miembros de los consejos de administración, cifras globales de ventas, minutas de reuniones, informes anuales, calendarios de entrega y cifras actualizadas hasta el último minuto de ingresos, costos y utilidades, son apenas unos cuantos ejemplos de la información que se puede compartir mediante las Intranets.
Se puede ingresas a las Intranets con diferentes clases de computadoras, de modo que todos los miembros de una organización puedan vincularse entre sí. Las Intranets están protegidas contra intrusos indeseables, hackers o los competidores, mediante sistemas de seguridad (firewalls) que solicitan a todos los usuarios escribir su contraseña y otra información antes de permitirles acceso.
La ventaja de las Intranets radica en su versatilidad como medios de comunicación. Aunque algunos administradores se quejan de que la Internet está demasiada congestionada y que la World Wide Web es demasiado ostentosa, los administradores informados saben que el uso de la tecnología de Internet para crear su propia red de computadoras puede ser de las mayores contribuciones de esta tecnología a la eficacia organizacional.

EL GROUPWARE Y EL SOFTWARE DE COLABORACIÓN

El Groupware es un software de computadoras que habilita a los miembros de grupos y equipos de trabajo a compartir información para mejorar su comunicación e incrementar su desempeño.
Es más probable que los administradores puedan aplicar con éxito el Groupware en sus organizaciones como medio de comunicación cuando se reúnen ciertas condiciones:

1. El trabajo se basa en grupos o equipos, y se premia a los miembros, por lo menos en parte, por el desempeño del grupo.
2. El uso del Groupware tiene todo el apoyo de la alta gerencia.
3. La cultura de la organización recalca la flexibilidad y la participación del conocimiento, y la organización no tiene una estructura rígida de autoridad.
4. El Groupware se usa con un propósito específico y se le considera una herramienta que permite a los miembros del grupo o equipo trabajar con mayor eficiencia, no una fuente personal de poder o ventajas.
5. Los empleados reciben una capacitación adecuada en el uso de las computadoras y el Groupware.

La información se visualiza frecuentemente como fuente de poder, y la gente rechaza la idea de compartir información con otros mediante el Groupware.
También facilita la comunicación eficaz, pero no constituye la comunicación en persona.

EL SOFTWARE DE COLABORACIÓN

Facilita la comunicación en los equipos de trabajo.
El software de colaboración permite a los miembros de un equipo contar con un sitio de trabajo en línea en el que pueden publicar, compartir y guardar datos, reportes, bosquejos y otros documentos; pueden asimismo llevar sus calendarios, sostener conferencias en línea del equipo y tanto enviar como recibir mensajes.
Este software también pueden conservar y actualizar reportes de avances, encuestar a los miembros del equipo sobre diferentes asuntos, enviar documentos a los administradores, y hacer saber a sus usuarios qué otros miembros del equipo están también en línea en el sitio.
Contar con un área de trabajo en un sitio integrado en línea ayuda a que la información éste fácilmente disponible según se necesite, y auxiliar a los miembros del equipo a verificar que no pasen por alto información importante.

BIBLIOGRAFÍA
GARETH R. Jones, Jennifer M. George, Administración contemporánea, Ed. Mc Graw Hill, 4a ed, México 2006, p.p. 584-587

COACHING

COACHING

¿QUÉ ES EL COACHING?

El Concise Oxford Dictionary define el verbo to coach como (tutelar, adiestrar, dar indicaciones, comunicar hechos).
El Coaching está relacionado tanto con el modo de hacer estas cosas como con lo que se hace. En gran medida, el coaching da resultado a causa de la relación de apoyo entre el coach y la otra persona, y de los medios y el estilo de comunicación utilizados. La persona toma conciencia de los hechos no a través del coach sino de sí misma, estimulada por aquel. Por supuesto, el objetivo de mejorar el desempeño es fundamental, pero de lo que se trata es de averiguar la mejor manera de conseguirlo.

Coaching es una habilidad, un arte quizá, que requiere una profunda comprensión y una dilatada práctica si se pretende extraer su potencial. El atractivo del coaching reside en su profundidad e impacto, además se ilustra con analogías sencillas, extraídas no sólo de la empresa sino también del deporte.
El coaching es capaz de seguir la marcha de las dinámicas del equipo y presta atención a los procesos de grupo mientras apoya y libera al equipo para que éste se pueda concentrar en la tarea.
La esencia del coaching consiste en liberar el potencial de una persona para incrementar al máximo su desempeño. Consiste en ayudarle a aprender en lugar de enseñarle.

ORIGEN DEPORTIVO DEL COACHING

Algo interesante que encontré, fue que el coaching fue originado por los deportes, ya que se utilizan coaches de tenis y de esquí, los cuales son considerados como monitores, y esto surge en el Reino Unido, en donde el adiestramiento de los deportes había avanzado, en donde se encontraba, un gran trecho hacia el coaching. Después llego la publicación del libro “The Inter Game of Tenis” (el juego interior del tenis) del autor Timothy Gallwey, en donde la palabra “interior” se utiliza para indicar el estado interno del jugador o, en palabras del autor: “el oponente que habita en la cabeza del propio jugador es más favorable que el que está al otro lado de la red”, lo que quiere decir es que el coach puede ayudar a un jugador a eliminar o reducir los obstáculos internos de su desempeño, fluye una inesperada capacidad natural sin necesidad de transmitirle en exceso cuestiones técnicas.

¿CUÁNDO DAR COACHING?

El coaching se debe aplicar cuando:

1. Existe una retroalimentación pobre o deficiente sobre el progreso de los empleados, causando bajo rendimiento laboral.

2. Cuando un empleado de cualquier área merece ser felicitado por la ejecución ejemplar de alguna destreza.

3. Cuando el empleado necesita mejorar alguna destreza dentro de si trabajo.

4. El coaching efectivo es aquel caracterizado por el positivismo, confianza y rara vez la corrección, que a su vez se presenta con suma moderación.

CARACTERÍSTICAS

Las esenciales son cinco, estas son:

1. CONCRETA: Se focalizan en conductas que pueden ser mejoradas. El coach utiliza un lenguaje que va al grano y anima a la persona que esta haciendo "coacheada" a ser específica. Se focaliza en los aspectos objetivos y descriptivos del desempeño. El desempeño puede ser mejorado solamente cuando puede ser descrito en forma precisa que ambas partes entiendan exactamente lo mismo que se esta discutiendo.

2. INTERACTIVA: En este tipo de conversaciones se intercambia información. Se dan preguntas y respuestas, se intercambian ideas con el total involucramiento de ambas partes.

3. RESPONSABILIDAD COMPARTIDA: Tanto el coach como el subordinado tiene una responsabilidad compartida para trabajar juntos en la mejora continua del desempeño Todos los participantes comparten la responsabilidad de lograr que la conversación sea lo mas útil posible y por la mejora del desempeño que sigue a la conversación.

4. FORMA ESPECIFICA: Esta forma esta determinada por dos factores primordiales: la meta de la conversación esta claramente definida y el flujo de la conversación implica una primera fase en la cual se amplia la información, para luego focalizarla en aspectos específicos en la medida en que los participantes logran la meta pautada al inicio de la conversación.

5. RESPETO: El líder que utiliza este modelo comunica en todo momento su respeto por la persona que recibe el coaching.

FUNCIONES DEL COACH

· Entre las principales tenemos:
· Liderazgo visionario inspirador
· Seleccionador de talentos
· Entrenador de equipos
· Acompañamientos de vendedores en el campo
· Consulto del desempeño individual de los vendedores
· Motivador y mentor de carrera
· Gestor del trabajo en equipo
· Estratega innovador


Lo malo de aplicar coaching ha dado como resultado la aparición de gerentes formados de manera inadecuada y apresurada, supuestos coaches, incapaces de satisfacer las expectativas de aquellos en quienes recae su labor.

MI DEFINICIÓN DE COACHING

El coaching es un conjunto de sistemas, herramientas, instrumentos, procesos, procedimientos y por supuesto de un grupo de personas que estará en desarrollo, ayuda a las mismas a mejorar sus destrezas a través de la retroalimentación basada en la observación del coach el cual le ayudará a aprender por medio de mecenazgo. También es una actividad que mejora el desempeño del personal en forma permanente, siempre y cuando este aplicándose le coaching.

BIBLIOGRAFÍA

WHITMORE John, Coaching el método para mejorar el rendimiento de las personas, Ed, Paidós, España 2002.

Consultado 15/10/09 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/coachinggerencial/default.asp

EJERCICIO DE NEGOCIACIÓN

Consistio en plantear una situación de compra y venta de un servicio, desde las dos partes, con el fin de realizar un acuerdo mutuo en la negociación.

Una Agencia turística quería hacer un viaje en una aereolina, eran 70 personas las que viajarían pero antes d que sucediera eso, las dos partes tenian que llegar a un precio por el servicio. Los dos encargados de las organizaciones tenian una meta:
El Administrador de la aereolinia tenía que cobrarle la mímima comisión para que sus ganacias njo se vieran afectadas, y el administrador de la agencía turística quería pedír una mayor comisión para que este ganara más. El intervalo más ideneo fue del 10 % de comisión.

No todos llegamos a un acuerdo, pero la mayoría hicimos un buen trabajo, ya que las dos partes ganaron.

Fue un ejercicio muy interesante y educativo, nunca habia hecho un ejercicio así, y me agrado mucho, ya que de esta forma podemos desarrollarnos mejor como profesionistas y así encaminarnos al éxito, con una preparación excelente.